Men er det uunngåelig at du blir knust av vekten av prosjektet?
Ikke hvis du bruker de beste triksene og utfører riktig strategi skreddersydd til de spesifikke og unike behovene til bedriften.
Her er 10 tips om prosjektledelse som enhver ny (og erfaren) leder trenger å vite.
1. Etablere organisasjonens forventninger
Før du setter i gang et større prosjekt, kan du hjelpe selskapet med å legge fram realistiske forventninger, en rekke skritt for å sikre at teamet fullfører prosjektet på tid og budsjett. Ved å gjøre dette kan organisasjonen sikre en bærekraftig fordel fremfor konkurrenter i bransjen og legge ned denne strategien til langsiktig planlegging.
Det sentrale spørsmålet er: hvordan finner du ut hva som er en realitetsbasert forventning?
Det er her prosjektledelsesferdighetene dine kommer på plass fordi du nå kan implementere forskjellige metoder:
- ansette og beholde riktig talent med passende ferdigheter
- dra nytte av teknologiske løsninger
- eksperimentere med styring av fordeler
- godta smidige prosedyrer (se nedenfor)
- koble strategiforberedelse med lederutførelse.
Avhengig av hvor du står i selskapet, kan du også anbefale Enterprise Project Management, eller EPMO. Dette er et sentralisert forretningsverktøy som overbryter gapet mellom strategi og foretak, ved å benytte et mangfoldig utvalg av støttemekanismer for styring av selskaper og prosjektportefølje.
2. Definer kritiske milepæler
Hvert prosjekt er definert av øyeblikk, en serie smidige praksiser som til slutt vil føre til et ferdig produkt. Uansett hvilken type innsats du jobber med, vil hele saken herlig være basert på to ting: hovedfasene og underfasene.
De primære fasene vil bestå av start, planlegging, gjennomføring og lukking. Underfasene er de små tingene du koordinerer med teamet ditt å fullføre, fra å forstå kundenes behov til å samle data til å skrive tekniske dokumenter. Dette er personifiseringen av vellykket prosjektledelse.
Skriv ned hver viktige milepæl, fordi den vil tjene som en effektiv indikator hvis du og teamet ditt oppnår suksess.
3. Studer de finere poengene med prosjekter
Den eneste måten et hus kan bygges på er hvis det er et sterkt fundament. Det samme gjelder prosjektplanlegging; uten å studere de finere poengene nøye, vil du ikke produsere et solid prosjekt. Som et hus uten et stellar fundament, vil prosjektet vingle, synke og uunngåelig implodere.
Så for å sikre at planleggingen er effektiv, må du integrere disse triksene i ledelsen din:
- definere målene til klientene
- redegjøre for selskapets mål
- identifisere interessentene i prosjektet
- forstå hva interessene deres er
- kjenne forventningene sine fra begynnelse til slutt.
En ting til: en grundig prosjektstrategi skal inneholde rollene og ansvaret til hvert teammedlem. Noe som bringer oss til vårt neste punkt.
4. Identifiser styrker og svakheter hos teammedlemmer
Som det sies, er du selskapet du holder. Dette eldgamle ordtaket gjelder til og med ledelse!
Bedrifter overlever og trives ved å vise frem de ansattes styrker og skjule svakhetene. Du må ta i bruk den samme mentaliteten når du delegerer oppdrag, oppgaver og ansvar.
For å baseballanalyse, vil ledere, før et spill, bestemme hvem som utmerker seg med hva og mot hvem. Vel, ta på deg balldekselet og se hvor Sally the Engineer, Johnny the Linguist, Billy the Tech Wizard og Susie the Number Cruncher passer inn i planene dine.
Hint: kallenavnene bør fortelle deg alt du trenger å vite!
5. Opprettholde bred kommunikasjon
Kommunikasjon, kommunikasjon, kommunikasjon. Dette er en profesjonell ferdighet mange mangler i dagens ultra-konkurranseutsatte og harde arbeidsmarked.
For å administrere et prosjekt uten hikke, trenger du effektiv kommunikasjon mellom alle involverte parter: kunder, interessenter, teammedlemmer og prosjektledere. Skulle det være et problem i kommunikasjonsarenaen, vil det være blindside-angrep, spørsmål om 'Vel, du sa ikke det til meg!' eller 'Ja, du burde ha fortalt meg det!'.
Til syvende og sist må kommunikasjonslinjene alltid være åpne, ansatt kontinuerlig og klar til bruk.
Så, hvordan sikrer du at kommunikasjonen fungerer som den skal? Her er noen tips:
- skriv prosjektstatusrapporter som holder alle på samme side om eventuelle nye utviklinger
- avholde generelle kommunikasjonsmøter i begynnelsen og slutten av hver arbeidsuke
- opprettholde en politikk med åpen dør for å tillate alle med spørsmål eller bekymringer å snakke fritt
- grøft "på-en-trenger-å-vite-basis", fordi sjansen er stor for at du vil glemme hva det utgjør.
Ineffektiv kommunikasjon vil ofte føre til prosjektfeil, forsinkede innleveringer og kanskje overskride budsjettrammer.
Abonnere
Registrer deg på nyhetsbrevet vårt for mer fantastisk innhold og få 20% AVSLAG på vår karriereprøve!
Abonnere6. Motiver teamet ditt
Et attributt for god ledelse er ledelse.
Hva er godt lederskap? For en, evnen til å motivere de underordnede. Dette kan være en vanskelig ting å oppnå fordi ikke alle er motivert av de samme ordene, fysiske uttrykk, bedriftens mål og ideer. Det er din rolle å forlate en tilnærming til alle størrelser og skreddersy din ledelsesstil til hver person om bord.
Her er noen ideer du bør vurdere:
- vis takknemlighet for dine ansatte med kontorfester, gavekort, konkurranser og muntlig ros
- tilby muligheter til å utvide sine ferdigheter og avansere i selskapet
- kommunisere ærlig og regelmessig; ansatte hater å være i mørket og spille gjette-spillet
- fremme forholdet mellom toppledere og arbeidstakere på inngangsnivå
- oppmuntre til uavhengighet og gi arbeidere muligheten til å selvstyre.
7. Ansett ferdigheter med styring av budsjett
Vil prosjektet gå videre, gå videre til neste trinn og være ferdig? Du vil si 'ja', men det avhenger av budsjettet.
Jada, et stort multinasjonalt selskap vil ha enorme ressurser for å få et prosjekt gjennom. Imidlertid strammer de fleste selskaper - store og små - beltene og opererer innenfor rammen av et begrenset antall dollar [eller sett inn valutavaluta her]. Dette kan legge mye press på prosjektlederen og ødelegge alt det han eller hun har planlagt til dags dato.
Må det, men? Nei. Så lenge du implementerer disse fem verktøyene, kan du holde kontrollen:
- faktor alltid i kostnadene ved spontane angrep eller overraskelser
- forstå hva interessentene virkelig trenger og ønsker
- sikre at alle blir holdt ansvarlige, samt informert om endringer
- utvikle viktige resultatindikatorer (KPI) som ønsker å oppnå langsiktige mål
- om nødvendig, revidere, revidere og gjennomgå.
Husk: hvis du klarer øre, vil dollar følge.
8. Hold møter organisert og fokusert
Mye negativ presse har omringet The Meeting. Konsensus er tilsynelatende at møtet er bortkastet tid og at de som leder disse powwowene bare liker å høre seg selv snakke og rope holdninger i en time eller to.
Men hvorfor kaste babyen med badevannet? Det er ikke så mye at The Meeting er dårlig for bedriften; det er at den ikke blir brukt riktig.
Som prosjektleder som er for opptatt til å ytre klisjeer - gir 110%, paradigmeskifte og tenke utenfor boksen - vil du at møtene dine skal være dyptgående, men til poenget. Dette knytter seg til det forrige punktet om kommunikasjon også.
Målet med hvert møte er å ha et par temaer å diskutere, som kan oppnås ved å holde deg organisert og fokusert. På slutten av dette 45 minutters samværet, bør det stilles ett spørsmål: vet alle hva dette møtet handlet om?
9. Bruk programvareverktøy
Hunden er ikke lenger menneskets beste venn. Det er teknologi.
Næringslivet har gjort en utrolig jobb med å tilpasse seg skiftende forhold, fremme digitale verktøy og maksimere disse mulighetene for å maksimere profitt. Selvfølgelig er det noen outliers, men de fleste selskaper bruker den nyeste og beste maskinvaren og programvaren for å få jobben gjort.
Du som prosjektleder kan også gjøre det.
Det er mye programvare der ute som kan utfylle din ledelsesstil. Det beste programmet er noe som kombinerer samarbeid, tidsstyring, kommunikasjon, planlegging og deling av dokumenter til et enkelt økosystem.
Er du usikker på hva du skal bruke? Her er noen forslag som er budsjettvennlige (gratis med mulighet for å oppgradere) og som har et bredt utvalg av programvare fordeler:
- Trello
- Slack
- Basecamp
- Wrike
- Podio
10. Utfør en anmeldelse når du er ferdig
Til slutt er det viktig å utføre en uttømmende gjennomgang av prosjektet. Vi snakker ikke bare om å lese det ferdige produktet og sikre at alle mål, behov og oppgaver ble fullført. I stedet må du undersøke hver fase, vurdere hver delfase og utføre introspeksjon av prosjektledelsesferdighetene dine (var de best de kunne være, eller er det rom for forbedring?).
Ved å gjennomgå begynnelsen, planlegge, gjennomføre og lukke, kan du forbedre noe, opprettholde effektiviteten eller etablere det beste handlingsforløpet.
Og vet du hva? Dette er det beste læringsverktøyet for dem alle.
Eksperter har sammenlignet prosjektledere med klassiske dirigenter. Orkesterdirektøren guider hver fiolinist, cellist og trombone til å følge og utføre hver tone i en detaljert poengsum. Prosjektlederen vil ha verdens tyngde på skuldrene, men denne typen press er det som vil gjøre eller ødelegge en karriere.
Vil du være som Icarus og stige opp til himmelen bare for å se vingene dine flamme ut på grunn av solen? Eller vil du modellere deg selv som Nike, den greske gudinnen, og være personifiseringen av suksess?
Hvilke andre tips for prosjektledelse vil du dele med oss? Bli med i samtalen nedenfor!
