Men for å øke inntektene og maksimere suksessen, trenger du riktig sett med ferdigheter og enheter for å styre et virtuelt team.
Fra samarbeidsverktøy til nøkkelpraksis, slik kan du administrere et virtuelt team med høy ytelse.
1. Lag en struktur og en plan
Det første trinnet for å effektivt styre virtuelle team er å definere et arbeidssystem som alle kan holde seg til, også kjent som en standard operasjonsprosedyre (SOP). Ved å sette standarder og etablere arbeidsprosessen, vil teammedlemmer ha en bedre forståelse av hvor lang tid oppgaver skal ta, og vil generelt ha færre spørsmål.
For å standardisere prosedyrer og skissere regler for alle ansatte, enten det er fjernkontroll eller internt, kan du lage en nedlastbar manual. Du kan gjøre dette så omfattende eller så enkelt som du ønsker; tanken er at alle ansatte skal følge den nødvendige prosedyren for å fullføre prosjektene sine så effektivt og nøyaktig som mulig.
2. Gå fremover med fildeling
Å sende store dokumenter via e-post kan ikke bare få innboksen til å fungere mye lavere enn vanlig, men også føre til at informasjon går tapt i oversettelsen, spesielt når du sender kommentarer i et eget skjema. For å unngå disse problemene helt, kan du dele store filer med teammedlemmer gjennom en skybasert tjeneste som Dropbox.
Cloud lagringsservere tilbyr alt den interne serveren gjør, men de er sikrere og enklere å få tilgang til. Filene og mappene dine kan organiseres nesten akkurat som du vil. I mellomtiden har Dropbox også en nedlastbar app, slik at du til og med får tilgang til dokumentene dine fra hvilken som helst enhet, noe som er perfekt hvis du jobber på veien og trenger tilgang til flere filer.
3. Delta i flere kommunikasjonskanaler
Når du beveger deg bort fra en tradisjonell arbeidsplassmodell, er det viktig å gjennomgå nøkkeldelen i et sterkt team: effektiv kommunikasjon. Og for å få mest mulig ut av teamet ditt, må du benytte deg av ledende kommunikasjonsverktøy som er tilgjengelige på markedet.
Det første viktige verktøyet du trenger når du administrerer eksterne ansatte, er et sikkert chatsystem som lar deg direktemelding og ringe kolleger med et enkelt klikk. Disse verktøyene brukes på kontorer over hele verden og gir de ansatte en plattform for å få den viktige vannkjøleren til å chatte, stille raske spørsmål og dele filer med hverandre.
I mellomtiden kan du ikke bare be noen ta opp en stol ved siden av deg for å vise dem arbeidsprosessen din når du jobber eksternt. Med videodelingsverktøy, derimot, kan du effektivt gjøre det samme! Med Skype kan du for eksempel ringe folk mens du deler skjermen med dem, slik at de kan se hva du gjør. Noen vil kanskje hevde at dette er enda bedre enn personlig trening, men vi lar deg være dommer for det!
4. Velg prosjektledelsesprogramvare
Når mange medlemmer av et team samarbeider om et enkelt prosjekt, er bruk av prosjektstyringsprogramvare viktig. Dette lar deg effektivt spore prosesser, legge inn data og kommunisere med teamet ditt, samt forbedre samarbeidet mellom teammedlemmene.
Det er faktisk hundrevis av prosjektstyringsverktøy som er tilgjengelige på markedet som kan hjelpe deg med å strømlinjeforme et prosjekt og jobbe mot samme sluttmål, fra Trello til MindMeister.
5. Bygg en ekstern firmakultur
Å skape en bedriftskultur kan virke som en litt vanskelig affære når alle de ansatte ikke jobber under samme tak og ikke har kontakt ansikt til ansikt hver dag. Men når det er sagt, er det ikke umulig! Med kraften fra internett kan du se kollegaene dine ved å bruke videoprogramvare eller spille inn korte klipp for å sende til dine kolleger via et integrert system.
Du kan også arrangere en begivenhet (hvis alle arbeiderne dine er i samme land), slik at de kan møtes og bygge et sterkere bånd når du jobber sammen hver dag. Ved å gjøre det vil dine eksterne ansatte ha delte erfaringer som vil bidra til å bygge deres tillit og forståelse overfor hverandre.
Alternativt kan du arrangere hyppige innhentinger via en gruppesamtale eller chatte når alle avvikler for dagen på en fredag ettermiddag!
6. Etabler innstilte arbeidstider
Hvis du har ansatte i alle fire hjørner av verden, vil du sannsynligvis ha forskjellige mennesker som jobber døgnet rundt. Imidlertid er det viktig å prøve å etablere spesifikk arbeidstid for forskjellige medlemmer av teamet, og sørge for at det alltid er en overgang mellom minst to team som jobber sammen.
Dette vil i vesentlig grad kutte gjennomslagstid for prosjekter hvis to eller flere personer som samarbeider er online samtidig. Dette betyr ikke nødvendigvis at arbeidstiden deres skal settes i stein, men du bør komme til en slags avtale slik at de kan støtte hverandre gjennom en gitt arbeidsdag.
7. Lag et kombinert kalendersystem
For å hjelpe deg med å identifisere teammedlemmers arbeidstid og timeplaner, bør du vurdere å bruke en samarbeidskalender som alle gruppemedlemmer kan få tilgang til (med begrensede rettigheter, selvfølgelig - du vil ikke at de skal redigere sine egne skift!). Du kan organisere forskjellige kalendere for forskjellige emner (for eksempel: arbeidstid, årlig permisjon osv.) Eller liste alle hendelser på en enkelt plan og bruke et fargekodingssystem for å skille mellom emnene.
Dette er også en utmerket mulighet til å planlegge møter, treningsøkter og andre arrangementer som vil være nyttige for dine ansatte.
8. Ansett et team av selvmotiverende
Store eksterne arbeidere trenger å være selvmotiverte og drevne, og å finne slike mennesker kan være vanskelig, for å si det mildt. Men for å drive en vellykket virksomhet, må du identifisere om de kan sitte alene i flere timer og produsere arbeid av høy kvalitet.
Ikke bare skal de være selvmotiverte, men de må også ha gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner for å sikre at det ikke er misforståelser. I tillegg bør de også være flinke til å løse problemer og være organisert med gode tidstyringsevner.
9. Vær kreativ med teambinding
Når du jobber praktisk talt, kan det ta mye mer arbeid å danne en kultur og "team spirit", men det er viktig for folk å skape et bånd. Ansatte trenger å vite at de alle jobber mot et sluttmål og inngår i et større bilde, i stedet for bare å jobbe på egen hånd.
Du kan skape en ekte teamfølelse ved å samhandle med ansatte via videosamtaler, sende dem personlige bursdagsgaver og meldinger og kommunisere med dem utenfor arbeidstiden via sosiale medier og andre utsalgssteder.
10. Angi mål og grenser
En god måte å holde eksterne ansatte engasjert er å sette seg mål og belønne dem for deres prestasjoner. For eksempel, hvis din eksterne arbeider er en kundeservicerepresentant, kan du belønne dem med et gavekort til favorittbutikken deres hvis de oppfyller eller overgår bestemte mål.
På baksiden bør du også lage grenser. For eksempel bør ansatte jobbe minst seks timer per dag. Hvis de jobber noe over den tiden, blir de betalt på timebasis.
11. Dann et team av ledere
Et virtuelt team skal i all hovedsak være en gruppe ledere som kan administrere sin egen arbeidsmengde uten å trenge håndholding. Hver person skal være ansvarlig for et sett av oppgaver og må lede sine daglige plikter basert på arbeidet de får.
Mens de skal jobbe som en del av et team, bør de også vise evnen til å lede på en eller annen måte, enten ved å bli tildelt som prosjektleder for en bestemt oppgave eller ansvarlig for en spesifikk del av et prosjekt.
12. Planlegg hyppige møter
For å oppnå en følelse av team-enhet, bør du arrangere regelmessige møter, både individuelt og på teambasis. Hyppigheten av disse møtene er ikke i henhold til arbeidsplanen din, men du bør ta sikte på å sjekke inn med teamet ditt som helhet en gang i uken for å sikre at alle er på samme side. I mellomtiden, ikke gå over bord: For mange møter kan gjøre mer skade enn godt!
Dette er ikke bare effektivt for teambinding, men det oppmuntrer også til idédugnad og kreativitet blant teammedlemmer, og det bygger tillit hos eksterne team. Det kan også redusere stressnivået ved å minne eksterne ansatte på at de har et sikkerhetsnett og en enhet å konsultere med.
Siden arbeidsplassen ikke lenger er begrenset til et enkelt kontor, er det viktig at du tilpasser og utvikler ferdighetene dine for å styre ansatte fra hele dammen. For å være sikker på at du skalerer og bygger en sterk virksomhet, må du holde eksterne ansatte engasjert og motivert, og disse nøkkelstyringsstrategiene kan hjelpe deg med å oppnå nettopp det!
Har du noen gang administrert en ekstern arbeidsstyrke nedenfor? Hvilke utfordringer og overraskelser ble du møtt med? Kanskje du vil dele dine egne tips og råd om hvordan du bygger og administrerer et virtuelt team? Delta i samtalen i kommentarfeltet nedenfor og gi oss beskjed!
