Men det trenger ikke - og bør ikke - være slik. Møter kan faktisk være et veldig effektivt verktøy når de gjøres riktig. Nøkkelen er å gjøre dem ikke bare bærbare, men faktisk produktive - og å sikre at den tiden alle bruker bort fra pultene sine ikke blir bortkastet.
Så, hvordan kan dette gjøres? Vel, med litt forutgående planlegging og et snev av sunn fornuft, faktisk. Her er noen ideer om teammøter for å få det beste ut av teamet ditt.
1. Sørg for at et møte faktisk er nødvendig
I de fleste tilfeller er åpenhet i en organisasjon en god ting. Å gi ansatte beskjed om det større bildet, bør selvfølgelig oppmuntres. Men krever virksomhetsoppdateringer virkelig at alle doner verktøy i en time, eller kan de distribueres via e-post i stedet? Eller, hvis du bruker samarbeidsverktøy der alle kan se individuelle fremskritt i et bestemt prosjekt, trenger du virkelig å sette opp et møte for å be folk om statusoppdateringer?
Dette kan høres ut som sunn fornuft, men team kaster fremdeles bort verdifull tid på å dekke temaer som ikke trenger å bli diskutert. Dette skaper en negativ holdning til samlinger, og det kan begynne å bli sett på som et arbeid av arbeidstakere i stedet for som en viktig arbeidsplassaktivitet. Prøv i stedet å bare ringe møter når du vil skyve noe fremover eller der noe viktig må sies i motsetning til å gå over den samme trette bakken. Husk: Å ha møter er ikke en dårlig ting - men å ha for mange er det.
2. Start møtene dine med et smell
Når dere alle faller inn i rommet og tar plass, er sjansen stor for at ingen er mentalt forberedt på møtet. De fleste vil sannsynligvis fremdeles tenke på oppgaven de nettopp er blitt tatt bort fra, mens resten ganske enkelt håper de neste timene ikke er så vonde.
Dette er grunnen til at det er viktig å fange folks oppmerksomhet raskt og fokusere tankene. Du vil sannsynligvis ikke oppnå dette ved å starte rett i en detaljert mikroanalyse av Markedsførings siste kvartalsvise anslag, så prøv i stedet en kort quiz eller en brainteaser. Det vil slappe av mennesker og kanalisere tankene sine vekk fra arbeidet, samt engasjere dem i den overordnede prosessen. Alternativt kan du spille en morsom video eller fortelle en interessant historie - hva som helst for å friske opp og stimulere teamet ditt.
3. Ha en retning
'Ha en agenda' er sannsynligvis den mest misbrukte instruksjonen i teammøtens regelbok - helliggjort av noen og latterliggjort av andre - men den bærer hensyn. Det er tross alt veldig vanskelig å nå målene for møtet ditt hvis du ikke vet hva disse målene er.
Nøkkelen er å vite tydelig hva du vil skje, og å holde deg på det kurset; et mantra som kan høres fornuftig ut, men overser tendensen til stort sett ethvert møte til å drive håpløst off-piste. For å bekjempe dette - eller i det minste inneholde det - er det en god ide å nominere noen (enten deg selv eller en kollega) til å fungere som en vaktleder og holde ting i bevegelse i riktig retning.
Dette betyr ikke at du bør legge ned eller ignorere noen gode poeng bare fordi de ikke er relatert. Hvis noen reiser et spørsmål som er verdt å diskutere videre, men ikke binde seg inn i målene du har satt deg, kan du registrere det i referatet til neste møte.
4. Ta pauser
For kortere samlinger kan dette ikke være aktuelt, men for alt som strekker seg til en times pluss, er det viktig å sikre at alle i rommet kan ha minst en kort pause. Det kan være vanskelig å konsentrere seg når du bytter på toalettet eller er desperat etter en sigarett, og det gir ingen mening å prøve å sprette ideer med folk når de ikke er fysisk komfortable.
Det er også vanskelig å ta på seg store mengder informasjon og gi betydelige bidrag når du har vært på det i 40 minutter i strekk; til og med et par minutter for en rask benstrekning kan folk gi nytt liv og gi hjernen deres en sjanse til å se på ting annerledes.
5. Engasjer ALLE teamet ditt
En av grunnene til at møter noen ganger kan falle er at det alltid er de samme stemmene som dominerer på en ukentlig basis. Bortsett fra at dette får andre til å slå seg av, betyr det også at teamets fulle potensiale ikke utnyttes. For eksempel kan en av dine roligere, mer introverte teammedlemmer ha den perfekte løsningen på et bestemt problem, men kanskje ikke føle seg komfortabel med å snakke og dele det.
Det er her byrden faller på den som har ansvaret for møtet for å engasjere hvert eneste teammedlem og få dem til å bidra - uansett om forslagene deres er gode eller dårlige. Enten dette går ut i rommet og bare spør folk direkte eller noe mer gimmicky som å kaste rundt et plysj leketøy, er det viktige at det er forskjellige ideer som flyter rundt og blir hørt.
6. Sørg for at alle har en sjanse til å forberede seg
Problemet med idédugnad er at det å fortelle en gruppe mennesker om å være kreativ ofte er den enkleste måten å drepe en smule innovasjon på. I stedet for å sette folk på stedet, planlegg fremover. Så snart du bestiller et møterom, må du gi teammedlemmer så mye varsel som mulig for å komme med minst en løsning på et bestemt problem på egenhånd og deretter under møtet fokusere på å faktisk velge den beste.
Folk har langt større sannsynlighet for å komme med bedre ideer når de får plass og tid, og heller enn å sitte sammen i et rom og prøve å hamre sammen den første planen som kommer til tankene, kan gruppen ta seg tid til å diskutere og analysere hva det beste handlingsforløpet ville være.
7. Endre innstillingen nå og deretter
Husker du da du var på skolen en solfylt dag og læreren noen ganger tok klassen utenfor i stedet for å tvinge alle til å surre elendig innendørs? Vel, du kan også bruke denne tilnærmingen til møter. Det er faktisk mer sannsynlig at det å slappe av i en solbadet park engasjere alles kreative gnist enn å kveles i et lite taupesidestue og stirrer sjalu ut av vinduet.
Dette er selvfølgelig ikke alltid praktisk - spesielt hvis det er teammedlemmer som er eksternt koblet, for eksempel via Hangouts. Men prinsippet er det samme. Å diskutere strategier over lunsj på Nandos kan være litt klisjefylt, men utsikten er i det minste annerledes - og WiFi er gratis!
Møter er en flott måte å jobbe sammen for å løse problemer og problemer, samt sikre at alle er på samme side og drar i riktig retning. Men ofte kan de ta deg bort fra viktigere saker og føle deg som bortkastet tid - spesielt når Roger fra Kontoer har sin ukentlige løp om at kruset hans blir brukt.
I stedet, ved å følge guiden ovenfor, kan du avvise mye av det som slår av folk om sammenkomster midt på ettermiddagen og fokusere på å sikre at tiden du bruker sammen som et team er så produktiv, verdig og vellykket som møtene opprinnelig var ment å være.
Har du andre tips for å sikre at møtene går jevnt? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor ...
