7 tips for profesjonell e-postetikett på arbeidsplassen

Kunsten med e-posten er tapt. Vi har omfavnet autokorrigering, utropstegn, emoji og dårlige skriveferdigheter, og forlatt våre riktige rettskrivingsregler for rettskriving og grunnskole.

Selv om vi ikke nødvendigvis trenger å kanalisere William Shakespeares ånd når vi skyter over en e-post til kollegene eller lederne våre, er det fortsatt viktig å bruke god etikette i Gmail eller Yahoo! e-postmeldinger.

Husk: det er den late e-postskrivingen og den formelle e-postkomposisjonen. Hvilken vil du bruke når du er på kontoret?

La oss si det på denne måten: Hvis du vil bli tatt mer alvorlig og ansett som mer profesjonell, anbefaler vi sistnevnte. La oss si det på en annen måte: blir du ikke irritert når Bill fra Marketing sender deg meldinger som virker mer som spam fra 1990-tallet?

Så hva er profesjonell e-postetikette i 2018 og utover?

Vi har en samling tips for å skrive en forretnings-e-post som ikke ser ut som en tenåring skrev den på Snapchat, men snarere av en kompetent voksen.

1. Bruk profesjonelt språk

Jada, i omverdenen forkorter du ordene dine, skriver upassende språk du aldri ville brukt på arbeidsplassen og bruker det engelske språket med hensynsløs forlate - vi bryr oss ikke hvor mange ganger du gjør det, vær så snill å slutte å skrive 'kunne av ', ' gr8 'og' LOL 'i alle selskapets e-postmeldinger - dette er de typiske e-postsyndene.

Slik skriver du en generisk e-post for en profesjonell setting:

  • åpne e-posten din med en hilsen
  • komme til kjøttet av e-posten din med en gang
  • del godt med en vennlig avmelding, som "takk", "oppriktig" eller "beste ønsker".

Når du vil legge til et nytt lag med profesjonalitet, bare hold deg til kontorrelaterte e-poster.

2. Kommuniser riktig tone

Hvis det er en ting som er vanskelig når du sender en e-post, gir det en tone.

Siden mottakeren ikke kommuniserer fysisk og muntlig med deg, kan det være vanskelig for den enkelte å forstå hva du egentlig sier. Fra humoristisk til alvorlig, e-postmeldinger kan redusere tonene til alle e-postene dine.

Hvor mange ganger har en ufarlig vits fått deg i trøbbel?

Den største vanskeligheten er å overvinne denne hindringen og prøve å kommunisere riktig tone. Det er en håndfull anbefalinger for å oppnå dette:

  • hold deg til personlige pronomen når du straffer en e-post digitalt
  • skriv e-postene dine i den aktive stemmen i stedet for den passive
  • Velg ordene dine nøye - feil adjektiv eller substantiv kan forårsake skade
  • kjenner de rette hilsenene og avslutningene, men ikke vær for søt.

Ofte leser vi for mye inn i en melding i innboksen. Er de ujevn? Var meldingen sarkastisk? Var avsenderen passiv aggressiv?

Dette er rimelige spørsmål som oversvømmer tankene våre når vi leser det siste elementet i innboksen, men det er på tide å kaste disse bort og bare innse at avsenderen bare sender en e-post, ikke en kjære John eller kjære Amy.

3. Formater e-posten din

Faktisk kan e-postens format ikke virke som en så viktig ting, men det er bare ett lag i din søken etter å perfeksjonere din formelle kommunikasjon. Når du skriver en e-post, vil du opprettholde et gjennomgående og profesjonelt tema, en mal som du regelmessig vil bruke.

Hvordan ser standardformatet ut? Det er vanligvis Times New Roman, størrelse 11 eller 12, og ett mellomrom etter hvert avsnitt.

Her er et eksempel:

Kjære herr Vandelay,

Håper alt er bra.

Jeg mottok meldingen din, og jeg vil takke deg for at du kom i kontakt med meg. Jeg tok rådene dine, og la inn to grafikk i rapporten for å understreke latexproduktene våre. Du kan se bildene jeg valgte i den vedlagte filen.

La oss håpe det vil imponere våre japanske kunder.

Hilsen,

[Sett inn signatur her]

Et enkelt format som ikke er fancy er alltid bedre enn et som er overdådig og over toppen. Du trenger ikke uberørte datamaskinferdigheter for å formatere en e-post riktig.

4. Unngå skandaløse brukernavn

Enten du åpner en ny e-postkonto på kontoret eller bruker din personlige e-post til arbeidsrelaterte formål, er det din jobb å gjøre denne ene tingen: unngå det skandaløse brukernavnet ( eller ) . Dette vil sende feil beskjed til dine kolleger, veiledere og sjef om din generelle oppførsel.

Enkelt sagt: bruk stedet.

5. Korrekturles hver melding

Vi er ikke alle sammenfeilbare, vet du? Vi gjør feil, og det er grunnen til at de legger viskelær på baksiden av blyanter og knappen "Slett" på tastaturene våre. Det skjer.

Nøkkelen er å lære av feilene. Hvis det livslange målet ditt å komme videre er å rette feil og lære av dem, kan du begynne med e-postene dine.

Hovedmålet ditt er å korrekturlese hver melding du sender. Det har ikke noe å si om e-posten er to ledd eller et brev til toppsjefen i selskapet. Det er to måter å gjøre dette på: installer et grammatikktillegg i nettleseren din - det mest populære verktøyet er Grammarly - og dobbeltsjekk e-posten din før du trykker på Send.

Hvis du aldri var en for setningsstruktur eller nåtiden, bør du absolutt vurdere å installere Grammarly. Du vet aldri om du vil lære ting du har glemt eller ikke visste. Hvem visste at det var en enorm forskjell mellom 'Hvis jeg var' sammenlignet med 'Hvis jeg var'?

6. Bruk signaturen din klokt

Din e-postsignatur er et flott verktøy til din disposisjon fordi den kan formidle mye viktig informasjon uten å ha den lagt til konteksten til meldingene dine. En riktig signatur kan gjenta navn, tittel, informasjon på sosiale medier eller til og med en vittig frase som er relevant for din bransje. Det kan gjøre at du skiller seg ut fra mengden og lar mottakere huske deg.

Så hvordan produserer du en signatur som gjør at du skiller deg ut?

  • begrens signaturen din til maksimalt fire linjer
  • legg til sosiale medieikoner for å bringe signaturen din inn i det 21. århundre
  • hold fargene enkle og konsistente; hopp over rosa og standard skrift med svart
  • sett inn en oppfordring til slutt på linjen (husk kontorfesten)
  • avstå fra å kaste bort verdifulle eiendommer ved å sette inn e-postadressen din
  • publiser et farget bilde av deg selv ved siden av signaturen din

Her er et eksempel:

John Smith
Reisende selger, firma ABC [lenket til nettsted]
+ (44) (0) 1632 123456

Slik maksimerer du kraften til en e-postsignatur.

7. Forstå at ingenting er konfidensielt

Her er sannheten om å bruke Internett i 2018: ingenting er trygt, sikkert eller konfidensielt. Fra datainfiltrasjoner til sikkerhetsbrudd til e-postsikkerhet, det virker som alt mulig, og alt du gjør på nettet er ikke lenger konfidensielt og anonymt. Bare spør lederne hos Sony. Og dette er viktig å huske neste gang du sender en e-post som er full av klager og litt for personlig.

Med andre ord, skriv en e-post med ideen om at resten av kontoret kunne se den. Det er bedre å bare holde seg til arbeidet ditt og den eldgamle ordtaket om 'hvis du ikke har noe fint å si, så ikke si det i det hele tatt'. Avstå fra å gi for mye informasjon om sensitive bedriftsdata.

Ved å gå foran disse forslagene, kan du også risikere at andre har lest dem. Det er bare flaks at den gangen du klaget på menneskelige ressurser, ble selskapet hacket!

Det er sant at kontormiljøet har blitt litt avslappet de siste årene. Dette er potensielt fordi flere årtusener har kommet inn i arbeidsstyrken, og ført sin spenning og moderne måter til kontorlandskapet. Men denne oppførselen skal ikke integreres i e-postene dine. Det skal være motsatt: profesjonelt, rent og høflig - som The Wall Street Journal .

De sier at e-post er død. Så, hva er vitsen med å øve på god væremåte, uansett? Med tanke på hvordan det moderne kontorlokalet lever og dør av e-posten, er det trygt å si at de tar feil. Før du trykker "Send" på neste e-post, kan du tenke på om den oppfyller etikettkriteriene. Hvis ikke, må du trykke 'Backspace' på tastaturet og begynne på nytt. Du kler deg for suksess, så hvorfor ikke skrive for å lykkes, også?

Skriver du profesjonelle e-poster? Gi oss beskjed i kommentarfeltet!

Legg Igjen Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here