Ikke alle er imidlertid en sterk formidler. Mens noen mennesker tilsynelatende har en naturlig måte å si ord på, er det mange som må utvikle denne evnen fra bunnen av. Uansett hvor du passer inn på dette spekteret, er det avgjørende å innse viktigheten av å ha gode tale- og lytteferdigheter.
Så om du er en arbeidssøker, en ny ansettelse eller leder av hele organisasjonen, er det alltid noe å lære. Slik forbedrer du dine kommunikasjonsevner, ett lite skritt av gangen ...
1. Forstå kroppsspråk
Kroppsspråk, eller nonverbal kommunikasjon, er en subtil kunst som har potensial til å si forferdelig mye og kan brukes i et hvilket som helst antall situasjoner. Som leder, for eksempel, å stå opp rett og vedta en riktig holdning når du henvender seg til et rom fullt av mennesker antyder at du er trygg og komfortabel i ditt ansvar; alle gode talere forstår at hvordan du sier noe er like viktig som det du sier.
Det er like viktig i en en mot én situasjon også. Når du er på et jobbintervju eller en vurdering, må du alltid holde øyekontakt når du snakker med noen. Å se ut av vinduet eller på gulvet antyder at du enten ikke virkelig tror det du sier, eller at du ikke er interessert.
Ikke bare ta hensyn til hvordan ditt eget kroppsspråk kommer over heller - prøv å lese den andre personens. Noen vil kanskje fortelle deg at de er enig med deg høyt, men hvis de fitter eller unngår øyekontakt, tyder det på at de faktisk ikke kan gjøre det. Mennesker stoler ubevisst på nonverbale kommunikasjoner i sine samspill, så glem aldri å lese - og snakke - mellom linjene.
2. Oppmuntre til samhandling
Av erfaring er det en utfordring å sitte gjennom en to-timers PowerPoint-presentasjon om styring av fordeler og realisering uten å sovne. Alvor. God kommunikasjon er en toveis gate, så pass på at folk blir involvert - ingen liker å bli snakket med i to timer rett og slett verdens kjedeligste emne.
Still spørsmål i en gruppe (selv om de er hypotetiske). Få frem interessante punkter som får folk til å tenke, og bruk publikummet ditt fysisk til å holde alle på tå. Å beskylde saksforholdet for å være for blid er ikke en unnskyldning - det er ditt ansvar å kommunisere ting på en effektiv og engasjerende måte.
De samme prinsippene gjelder også i en en mot én situasjon. Kjør samtalen ved å grave dypere i hva den andre personen forteller deg, mens du alltid prøver å avklare eventuelle instruksjoner. Hvis du har fått en oppgave, ikke nøl med å sende en oppfølgende e-post, heller, og rydde opp for eventuell forvirring over hva det er akkurat det du er ment å gjøre.
3. Snakk "Samtidig"
Det kan se ubeskrivelig ut, men ekstern kommunikasjon er svært effektiv. Det praktiseres først og fremst av advokater når du snakker i retten, og det er egentlig kunsten å bruke minimale kulepunkter for å holde talen din på sporet, uten å huske eller øve ord for ord hva du skal si.
Selv om dette kan høres ut som en merkelig tilnærming, er den konvensjonelle visdommen at forberedelse er alt, når alt kommer til alt - å snakke på denne måten gir deg fleksibilitet og frihet til å bedømme publikums reaksjon og delta i debattpunkter når de skjer. Dette resulterer i en langt mer interessant og engasjerende diskusjon og gjør publikum til en aktiv deltaker uten at de selv skjønner det.
Vær imidlertid forsiktig. Hvis du ikke er 100% komfortabel med det du snakker om, er potensialet for at ting går galt veldig reelt; den siste tingen du ønsker er at tankene dine blir tomme uten noen notater å stole på!
4. Kjenn din målgruppe
I enhver situasjon, i hvilken som helst rolle, er det å vite hvem du kommuniserer med, nøkkelen til å forstå hvordan du kan få poenget ditt eller finne ut hvilken informasjon du trenger. I et selskap kan dette kreve tid, slik at du kan bli kjent med individuelle teammedlemmer og hvordan de fungerer; noen ansatte reagerer kanskje godt på kritikk, for eksempel, men andre kan fungere bedre når de blir oppmuntret.
I en større skala er det vanligvis nok å bruke en viss grad av sunn fornuft. Hvis du for eksempel skriver en e-post til sjefen din, bør du holde ting høflige, profesjonelle og fokuserte på arbeid; Når du så henter kontorposten fra postrommet, er det helt greit å snakke om West Ham med Trevor postkaren. Dette kan være to helt forskjellige kommunikasjonsstiler, men de er relevante for det respektive publikum; Begge resulterer også i dyrking og utvikling av to forskjellige typer forhold på arbeidsplassen.
Skreddersyr alltid tilnærmingen din deretter, og forstå at det ikke er noen tilnærming til enhver størrelse når det gjelder kommunikasjon.
5. Lytt
Det er et lurt, gammelt ordtak - ofte forplantet i militære miljøer - at du har to øyne, to ører, men bare en munn, og at du bør bruke bruken i dette forholdet. Forenklet: for å være en effektiv formidler, bør du lytte mye mer enn du snakker.
Dette fordi det er lettere å lage løsninger når du er mer bevisst på problemene. Dette betyr heller ikke å lytte passivt; folk kan oppdage når du gir fra deg illusjonen om å ta ting om bord. Lytt faktisk til det du blir fortalt og reager på det deretter; ikke respekt av selvtilliten deres ved å avvise et formelt svar eller slå bort bekymringene sine.
Til slutt, ikke vær en forferdelig samtalepartner. Det er ikke noe mer irriterende enn å snakke med noen som stadig avbryter deg eller snakker om deg; dette er en grunnleggende tilkoblingsfeil fra deres side og demonstrerer hvorfor det er så viktig at du ikke gjør den samme feilen. Husk alltid: uten at noen skal høre, er det ingen kommunikasjon.
6. Kom til poenget
Vi har alle vært der og ventet tålmodig på et enkelt svar på et enkelt spørsmål som snart omformes til den fullstendige livshistorien til den andre parten. Selv om de mer høflige og tålelige blant oss vennlig kan nikke og smile gjennom slitne tenner, er denne tilnærmingen ikke gunstig for et profesjonelt miljø: i stedet må alle være rett på sak.
Dette betyr ikke at samtalen skal frarådes; det betyr bare at kommunikasjon er mer effektiv når ting er korte, klare og konsise. Vaffling på i 10 minutter kan få folk til å slå seg av, eller de viktigste poengene å ta bort kan gå seg vill i myren. Ved å fokusere bare på det som er viktig, kan ingenting gå seg vill i oversettelsen.
Ikke vær for vag, men; ideen er å være kort, men likevel spesifikk - ikke bare kort for det. Les over e-postene dine før du sender dem for å sikre at du har balansen riktig, mens du i muntlige møter fokuserer på å være sammenhengende og kortfattet.
7. Unngå distraksjoner
Ingenting dreper kunsten å samtale ganske som å trekke ut telefonen og lese en melding (eller enda verre, bla gjennom Facebook). Selv om den fornærmede parten forteller deg at de fremdeles lytter, forteller alt om deres oppførsel deg at de ikke er det; Enten det er på et møte, en vurdering eller til og med på en date, det er aldri akseptabelt, og du bør ikke gjøre det.
Hvis du er i midten av noe og mottar en viktig telefonsamtale, vær høflig og høflig og informer den andre personen om at du må ta samtalen - ellers ignorere det og ring tilbake senere eller raskt svare og gi den personen beskjed du er sammen med noen og ringer tilbake.
Alle er opptatt og folk føler at de trenger å multitaske for å kunne håndtere arbeidsmengden, men å lese e-post når noen prøver å fortelle deg at noe kommer ned på grunnleggende høflighet. Selv i et par minutter, sett alt annet på vent og fokuser på personen (eller menneskene) som er foran deg.
8. Etterligne andre
Hver gang du prøver å forbedre ferdighetene, det være seg golf, matlaging eller kommunikasjon, er en nyttig tilnærming å studere ekspertene på det feltet. Å lære om hvordan de gjør ting og etterligne eller hente inspirasjon fra oppførselen og rutinene kan noen ganger gi et innblikk i hva som gjør dem så vellykkede.
Hvis du jevnlig snakker med store grupper av mennesker, for eksempel, studerer du opptak av kjente oratorer som Barack Obama, Steve Jobs og Oprah Winfrey. Du trenger ikke å begynne å bruke en svart turtleneck eller adoptere hver eneste håndbevegelse, men du kan få et inntrykk av hvorfor deres tilstedeværelse er så magnetisk, for eksempel vekt på holdning, tone og utlevering. Du kan til og med lære en ting eller to fra stand-up komikere; vitsene er kanskje ikke passende, men luften av selvtillit og den plettfrie følelsen av timing de formidler kan oversettes til enhver form for offentlig tale.
Ikke se bort fra inspirasjonskilder som er nærmere hjemme. Er det noen enkeltpersoner som du føler deg helt rolig med å snakke med? Mennesker som tar med seg det du sier mens de får sin egen beskjed respektfullt og effektivt? Bruk dem. Ta de beste komponentene i deres tilnærminger og bruk dem til din egen.
9. Registrer deg selv
Dette er en praktisk teknikk som direkte kan forbedre dine kommunikasjonsevner, selv om det kan føre til at du kryper ved lyden av din egen stemme.
Det er imidlertid veldig nyttig, ettersom det nesten er garantert at du vil legge merke til visse måter eller vaner som du ikke er klar over når du faktisk snakker - og som ingen andre vil nevne deg. Hvis du for eksempel sier 'um' eller 'du vet' (som mange mennesker pleier å gjøre) i begynnelsen av hver setning, kan dette være ganske irriterende for lytterne; Det er først når du hører det for deg at du kan kritisere og forbedre hvordan du kommer over.
Sørg selvfølgelig for at du har den andre personens bevissthet og tillatelse først, og gjør det klart hvorfor akkurat du spiller inn; når de finner ut av det, kan de tilby sine egne tips - eller til og med følge ledelsen og gjøre det samme for å utvikle sine egne ferdigheter.
Som du ser er det mange aktiviteter du kan delta i for å forbedre kommunikasjonsevnen. Det er verdt å ta seg tid også, fordi arbeidsgivere verdsetter mennesker som både kan formidle informasjon og ta den med om bord. Å være en sterk og effektiv formidler vil ikke bare være til fordel for deg på jobben; det vil ha en positiv effekt på alle sider av ditt personlige og profesjonelle liv.
Har du andre tips eller ideer som kan forbedre kommunikasjonsevnen din? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!
