Hvis dette høres ut som du og liker å være den personen du er i enhver situasjon, fortsett å lese nedenfor for å finne ut hva denne rollen faktisk innebærer, og hvordan du kan lage en ideell CV for kontorsjef.
1. Undersøk yrket
Hvis du ønsker å satse på en karriere i dette yrket, er det viktig å finne ut hva ditt ansvar vil være og hvilken type arbeidsmiljø du vil finne deg selv i, så vel som om du har det som trengs
Stillingsbeskrivelse
En kontorleders oppgaver varierer mye, men de har hovedsakelig ansvar for å organisere og føre tilsyn med kontorets ansatte. De sikrer at alt går jevnt, inkludert renslighet av fasilitetene, forsyningsnivåer på kontorene og planlegging av leverandørarrangementer og årlige møter.
Blant mange andre oppgaver er kontorsjefer generelt ansvarlige for:
- Organisering og vedlikehold av selskapets kalendere, som vil innebære planlegging av møter for ansatte på ledende nivå, samt kalenderarrangementer for hele kontoret.
- Arrangere og administrere korrespondanse inn og ut av kontoret, inkludert post og viktige pakker. Dette vil også innebære å håndtere manglende pakker eller klager på kontorpersonellets vegne.
- Koordinere transport- og overnattingsopplegg for bedriftsledere for eventuelle arbeidsrelaterte turer.
- Opprettholde beholdningen av skrivesaker og møbler av kontoret.
- Overvåke og overvåke arbeidet til det administrative teamet inkludert sekretærer og geistlige arbeidere. Tilbyr veiledning og delegere oppgaver der det er nødvendig.
- Administrere budsjetter for kontorinnkjøp, innkapsling av alt fra stasjonær, kaffe og te, til vedlikehold og IT-utgifter.
- Bistå i forberedelse og utførelse av styremøter, inkludert opprettelse og distribusjon av agendaer, samt minutttaking.
- Administrere papir og online arkiveringssystem for å sikre at alle dokumenter er lagret riktig.
- Utvikle prosedyrer og implementere nye systemer for alle ansatte å følge.
- Å hjelpe nye ansatte til å bosette seg i og gjennomføre en del av induksjonen ved å gi dem utstyret de trenger for å gjøre jobben sin.
- Arrangerer regelmessig testing for elektrisk utstyr.
- Koordinering og planlegging av arrangementer for hele selskapet, for eksempel julebord, årlige baller osv
- Utarbeide presentasjoner eller brev for ledere og ledere i selskapet.
Viktige ferdigheter og kvaliteter
For å være en suksessfull kontorsjef er det visse ferdigheter og kvaliteter du trenger å ha. De inkluderer vanligvis følgende:
- Kommunikasjonsevner: ettersom du har å gjøre med en lang rekke mennesker fra medarbeidere til toppledelse, kunder og leverandører, må du kunne kommunisere effektivt mellom dem alle.
- Oppmerksomhet på detaljer: du skal kunne analysere alt og sørge for at du ikke gjør noen uforsiktige feil. Oppmerksomhet på detaljer er nøkkelen når du arbeider med viktige rapporter og dokumenter.
- Lederferdigheter: ettersom du har ansvaret for å koordinere det administrative teamet, trenger du viktige lederegenskaper for å delegere og lede.
- Analytiske ferdigheter: Du er ansvarlig for budsjetter og vedlikehold, noe som betyr at du bør kunne bedømme hvor selskapet overspander og hva du kan gjøre for å kutte kostnader og spare penger.
- Organisatoriske ferdigheter: du må flytte fra en rekke forskjellige oppgaver og skal kunne holde alt i orden mens du har flere oppgaver.
- IT-ferdigheter: du må ha god kunnskap og praksis for å bruke Microsoft Office Suite og Outlook.
- Mellommenneskelige ferdigheter: en kontorsjef skal ha evnen til å snakke uanstrengt mellom mennesker fra alle samfunnslag, de må være en tilgjengelig og vennlig karakter.
- Tidsstyringsevner: Som kontorsjef administrerer du ikke bare din egen timeplan, men de til andre, og det er grunnen til at du trenger god tidsstyring. Du skal kunne jobbe med den daglige timeplanen din og få oppgavene dine utført på en riktig måte.
- Ferdighetsløsningsferdigheter: ettersom du vil være ansvarlig for å sikre en jevn drift av kontoret, må du være i stand til å tenke på føttene og komme med løsninger - raskt!
Arbeidstider og betingelser
Hvis du leter etter faste 9-5 timer, er dette resepsjonen profesjonell ideell for deg! Du vil vanligvis jobbe en 35-40 timers uke, inkludert en times times lunsjpause. Det vil være anledninger det kan hende du blir pålagt å gjøre overtid, men det vil avhenge av organisasjonen du skal jobbe for. Det er viktig å være fleksibel i tilfelle en nødsituasjon i siste øyeblikk, at du vil være ansvarlig for håndteringen. Når alt kommer til alt - er du den som går på kontoret!
Lønnsutsikter
Som med alle andre stillinger, vil lønnen variere fra selskap til selskap avhengig av tidligere erfaring, kvalifikasjoner og beliggenhet. Imidlertid er gjennomsnittlig lønn i henhold til PayScale, i USA $ 46156 og £ 24, 327 i Storbritannia. Selvfølgelig vil det være rom for progresjon når du er mer erfaren i stillingsrollen, og du forventer en lønnsøkning, år til år.
2. Få kvalifikasjonene
For å jobbe i en kontorlederstilling, trenger du minst et videregående vitnemål, inkludert A-nivå i matematikk, engelsk og næringsliv. Det anbefales generelt å skaffe seg en bachelorgrad eller tilsvarende i forretningsstudier, bedriftsadministrasjon, regnskap eller human resource management som vil gi et klart bilde av hvordan organisasjonen vil fungere som en helhet.
Alternativt kan du fullføre ledelsessertifiseringer; International Facility Management Association tilbyr CFM (sertifisert anleggssjef) for de som ønsker å bli ledere. Hvis du bestemmer deg for å bli et aktivt medlem, må du bestå en eksamen og fullføre utdannelsesaktiviteter hvert tredje år.
3. Land din første jobb
Uten noen års erfaring i en administrativ rolle under beltet, er det svært usannsynlig at du hopper rett inn i stillingen som kontorsjef. I stedet må du ha en bevist oversikt over tidsstyring, lederegenskaper og generelle kontoroppgaver - alle viktige komponenter i den ideelle CV-kontorsjefen.
En praksisplass vil være et godt utgangspunkt for en jobbsøker som søker en stilling uten høyere utdanning. Dette vil tillate deg å få praktisk arbeidserfaring i et kontormiljø og vil mest sannsynlig føre til en heltidsstilling.
Alternativt kan du søke om administrative assistentroller, der du vil hjelpe kontorsjefen med de daglige oppgavene slik at du kan klatre opp på karrierestigen i organisasjonen.
4. Utvikle din karriere
For å bli kontorsjef, vil du sannsynligvis allerede ha oppnådd en rekke års erfaring innen det relaterte feltet ditt allerede før du går videre til ledernivå.
Når du først er i den posisjonen, er det imidlertid muligheter for ytterligere vekst. Du kan ta på deg mer ansvar og styre et større team, et ekstra kontor eller jobbe i en høyere stilling. Du kan for eksempel gå fra å administrere innholdsteamet til hele markedsføringsdivisjonen.
Hvis du tror du har det som trengs for å lede et team effektivt og gi et reelt bidrag til et kontor og prosessene, er en karriere som kontorsjef ideell for deg. Du vil ikke bare se de fysiske resultatene av ditt harde arbeid, men du vil også knytte betydelige forhold i prosessen.
Er du en administrativ assistent som ønsker å bli kontorsjef? I så fall, la oss få vite hvilke skritt du tar for å nå dine mål i delen nedenfor.
