Hvordan bli personlig assistent

Personlige assistenter, ellers kjent som PA-er, er limet som fester alt sammen for alle fra C-Level-ledere til Hollywood-kjendiser. De er egentlig deres høyre hånd.

Men det er definitivt ingen tur i parken.

Hvis du virkelig ønsker å dedikere arbeidslivet ditt til noen andre, vil du som oftest ikke trenger å være tilgjengelig på slipp av en hatt og ha ferdighetene som trengs for å lykkes i en så krevende rolle.

Så hvis du tror du har det som trengs for å jobbe som PA og nyte en oppfylle karriere, er her alt du trenger å vite om denne givende karriereveien.

1. Undersøk yrket

For å sikre at denne givende karrieren passer for deg, trenger du en klar forståelse av hva den innebærer. Nedenfor er en oversikt over hva jobben innebærer, hvilke ferdigheter du trenger og hvordan arbeidsforholdene dine vil se ut - inkludert lønnsforventninger.

Stillingsbeskrivelse

Som personlig assistent vil du jobbe tett med seniormedarbeidere og fullføre eventuelle administrative oppgaver de trenger. Men rollen går ofte langt utover det; etter hvert som du får erfaring, vil du også få tildelt flere oppgaver som faller inn i begivenhetsplanlegging.

Selv om plikter kan variere avhengig av din valgte bransje og organisasjon, er her en liste over vanlige ansvarsområder som en PA må utføre:

  • se på telefonsamtaler, svare på e-post og svare på spørsmål
  • administrere og organisere arbeidsgivers kalender og arrangere møter
  • organisering og vedlikehold av kontorsystemer
  • tar referater i møter
  • lage reisearrangementer
  • å være gjestfri for besøkende
  • håndtere kontoer
  • delta på bransjearrangementer
  • arkivering og utførelse av andre kontoroppgaver
  • sette sammen presentasjoner og rapporter
  • kjører generelle ærend.

Viktige ferdigheter og kvaliteter

Å være personlig assistent krever mye utholdenhet og en sterk personlighet, da det kreves at du jobber under press og til stramme tidsfrister, mens du administrerer andre oppgaver.

De viktigste ferdighetene og egenskapene du trenger å ha er beskrevet nedenfor.

  • Organisasjonsferdigheter: Å være organisert er med en gang den viktigste ferdigheten du trenger som utøvende sekretær eller personlig assistent; ikke bare vil du trenge å fullføre dine egne oppgaver, men du må også ordne managerens oppgaver.
  • Interpersonell og kommunikasjonsevne: Som personlig assistent vil du ha å gjøre med en rekke forskjellige mennesker og personligheter, noe som betyr at du må være i stand til å håndtere dem på en profesjonell måte. Både skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner er nøkkelen til å kunne formulere de rette ordene og måter.
  • Tidsstyring: Som utøvende sekretær administrerer du ikke bare din egen timeplan, men også arbeidsgiveren din. Og det forventes at du hopper fra den ene oppgaven til den neste, og sjonglerer med en tung arbeidsmengde som igjen vil kreve gode tidsstyringsevner.
  • Pålitelighet: Som personlig assistent vil du bli forventet å ha et høyt taushetsnivå. Du vil bli fortalt meget konfidensiell informasjon og må vise diskrethet på arbeidsplassen. Hvis sjefen din ikke kan stole på deg, vil du ikke kunne vokse og avansere innenfor stillingen og organisasjonen.
  • Rolig natur: Du må ha mye tålmodighet, spesielt hvis du har å gjøre med en brennende karakter eller en krevende kjendis. Du må også ha ferdighetene til å uskadeliggjøre situasjoner og roe sjefen din når de føler seg i panikk.
  • Fleksibilitet og tilpasningsevne: Selv om du kan ha din egen måte å gjøre ting på, i denne arbeidslinjen, er det bra å kunne tilpasse seg sjefens arbeidsstil.

Arbeidstider og betingelser

PA er hovedsakelig basert på et kontor og jobber vanligvis opptil 40 timer i uken, mandag til fredag. Imidlertid forventes det at mange svarer på telefonen og e-posten deres i helgene, slik at de aldri virkelig vil slå seg fra arbeidsmengden.

Det forventes at du vil reise på jobb, og det kan være nødvendig å delta på bransjearrangementer og andre spennende nettverksmuligheter om kvelden.

Lønnsutsikter

Lønnen til en personlig assistent varierer fra bransje, firma og ditt erfaringsnivå. Hvis du bare begynner, kan du forvente å tjene rundt 18.000 pund ($ 23.150). Etter hvert som du får mer erfaring under beltet, kan du tjene opptil £ 50.000 ($ 64.300) som senior executive assistent.

Jobbutsikt

Pålitelige personlige assistenter er etterspurt. Og hvis du jobber hardt, kan du gå videre til et seniornivå og tjene på plikter og ansvar. Du kan også bli forfremmet til ledernivå hvis du viser viktige lederegenskaper.

2. Få kvalifikasjonene

Det er ingen faste krav til å bli personlig assistent; du trenger bare å ha en velprøvd merittliste i en administrativ rolle. Du må også ha påvist ferdigheter i engelsk og matte i form av en GCSE med karakter mellom A * og C.

En HND eller en forretningsrelatert grad kan være fordelaktig, spesielt hvis det er for din første kontorjobb, som en språkkvalifikasjon, som du kan bruke til å kommunisere med klienter og partnere som er lokalisert i utlandet.

3. Land din første jobb

For å lande din første jobb som PA, må du ha tidligere arbeidserfaring i en administrativ rolle. Du kan gjøre dette ved å være frivillig, jobbe som resepsjonist på deltid mens du studerer eller ved å fullføre et internship.

Du må også ha en nøye skrevet CV som fremhever dine overførbare ferdigheter og et følgebrev som gir beskjed om hvor ivrig og fleksibel du er når du søker på passende stillinger.

For å finne ledige stillinger, kan du søke i store stillingstavler som faktisk og LinkedIn, samt sosiale medier.

4. Utvikle din karriere

Å gå videre som personlig assistent er litt annerledes enn din tradisjonelle jobbrolle. Du vil sannsynligvis motta en høyere lønn, lagt til ansvar og mer viktige prosjekter.

Du kan ende opp med å jobbe som utøvende assistent (ta vare på personlige saker også) eller klatre opp i rang og selv bli leder.

Hvis du ønsker å komme videre innen dette feltet, bør du følge nøye med på trender i bransjen og fortsette å utvikle ferdighetene dine ved å ta kurs og strebe etter å ta på prosjekter som er utenfor din normale komfortsone.

Du vil også lage en flott kontaktliste gjennom de mange nettverksarrangementene du vil delta på. Det er viktig at du holder disse forholdene i gang og holder kontakten med menneskene du møter - du vet aldri når du trenger en hjelpende hånd!

Å være personlig assistent er ikke det enkleste i jobbene - men hvem vil uansett ha lett? Det er en lukrativ karriere som vil holde deg på tå, og sørge for at ingen to dager er like.

Virker denne jobben som den perfekte matchen for deg? Hvis ja, kan du delta i samtalen nedenfor og gi oss beskjed om tankene dine ...

Legg Igjen Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here