Slik effektivt kan du disiplinere en ansatt

Noen ganger er disiplinering av en ansatt en unngåelig, men nødvendig del av å drive en HR-avdeling, og når det gjøres riktig, kan det gjøre en slacker til en stjerneansatt. Ved å kommunisere effektivt, vise riktig mengde tillit og selvtillit og få ansatte involvert i å løse problemer, oppnår du de ønskede resultatene på kort tid.

Så, hvordan skal du gjøre det (uten å gjøre det verre i mellomtiden)?

Vel, du har kommet til rett sted!

Her har vi listet opp de beste trinnene du må ta når du trenger å disiplinere en ansatt og hjelpe dem å vokse på arbeidsplassen.

1. Undersøk

Før du begynner på noen disiplinære tiltak, er det viktig å gjennomgå bevis som bevises mot den ansatte og oppnå din egen dom. For eksempel, hvis en leder beskylder en ansatt for ikke å følge protokoller, må du studere funnene deres og sikre at det er god grunn for disiplinærhandling.

Du må spørre deg selv hvem som har feil, og vurdere om den ansatte har gjort det best de kan i den situasjonen de er i. Når du har samlet nok bevis, bør du deretter diskutere videre handlinger med den aktuelle ansatte.

2. Gå gjennom ansattpolitikken

Medarbeiderpolitikk er der av en grunn, og når en ansatt har signert kontrakten sin, betyr det at de har forstått hva som forventes av dem på arbeidsplassen. Hvis det har blitt oppmerksom på deg at den ansatte ikke følger reglene som er skissert i policyen, må du ta dem til side og fortelle dem nøyaktig hva de har gjort galt. Ved å gjøre det, vil du kunne kommunisere hva som forventes av dem i fremtidige situasjoner.

3. Kommuniser tydelig til enhver tid

Tydelig kommunikasjon er viktig når du skal disiplinere en ansatt. Å snuble over ordene dine og ikke komme til poenget, kan forvirre den ansatte, samt få deg til å virke uprofesjonell.

Det er best å tilnærme seg situasjoner logisk snarere enn følelsesmessig og forbli rolig til enhver tid (selv om den ansatte hever stemmen) og være selvsikker når det trengs. Stemmen din skal være fast, og alle punkter som diskuteres skal være logiske og innen grunn, uten å gjøre at den ansatte føler anger.

4. Bruk kriminalomsorgsmetoder

Den beste tilnærmingen å bruke før du hopper inn i disiplinære prosedyrer er kriminalitetsmetoder. I stedet for bare å liste opp problemet og fortelle den ansatte løsningen, bør du samarbeide for å komme med løsninger som er både logiske og oppnåelige.

For eksempel kan det hende at en ansatt ikke oppfyller målene sine fordi de ikke har blitt opplært ordentlig. I dette tilfellet kan du legge ut en treningsplan for å rette opp problemet før det blir tatt videre.

5. Gi en verbal advarsel

Ovennevnte korrektive metoder skal leveres i form av en verbal advarsel. Denne typen advarsler skal bare utføres når en ansatt har gått i strid med selskapsreglene. Ved å gjøre det viser du at du har tro på at medarbeideren din skal gjøre noen få endringer for å forbedre seg selv.

I stedet for progressiv disiplin, er det viktig å ha en toveissamtale - du må komme til roten til problemet og ikke bare løfte frem saken under diskusjonen.

6. Avslutt med en positiv merknad

I løpet av disiplinærprosessen glemmer mange ledere å fremheve det positive og avslutte møtet på en negativ tone, og etterlater en bitter smak i den ansattes munn. Derfor bør du gi den ansatte beskjed om at du er klar over alt det utmerkede arbeidet de har gjort, og unngå skrekk-taktikker. Positiv disiplin forsterker god atferd og motiverer de ansatte til å forbedre og forbedre seg selv.

7. Gi arbeidstakeren tid til å snakke

Selv om du er den som holder møtet, er det viktig å gi den ansatte tid til å snakke og dele sin side av historien. Det er mulig at det er spesifikke omstendigheter som du ikke engang er klar over eller gyldige grunner til at din ansatte oppfører seg slik de er.

Vær åpen for hva de har å si, selv om du allerede har tenkt på en bestemt sak. Det er viktig at den ansatte ikke føler at de møter disiplinære tiltak før de til og med har hatt sjansen til å forsvare seg.

8. Gjør det privat

Det er ingenting som er verre enn å bli offentlig skam foran kollegene dine.

Som sådan er det viktig at eventuelle diskusjoner blir gjennomført privat. Dette beskytter ikke bare personalets personvern, men det beskytter også deres omdømme.

Et annet poeng å huske er at du bør føre samtalen når det er et godt tidspunkt for dere begge. Ikke avbryt den ansatte mens de er midt i en oppgave; i stedet, be om å snakke med dem privat når de har noen minutter til overs.

9. Følg opp i skriving

Det er nødvendig å følge opp en e-post etter hver diskusjon og skissere fakta i samtalene dine, slik at du nøyaktig detaljerer hva som ble sagt og hvilke forventninger som kommer fremover. Dette gir også den ansatte en sjanse til å svare hvis de ikke helt er enige i sammendraget ditt.

Denne e-posttråden er nødvendig hvis du ønsker å etablere et mønster med dårlig ytelse og kan gi deg beviset du trenger hvis du vil fortsette med en skriftlig advarsel. Det sikrer at det er konsistens, og at du overholder reglene som er angitt i selskapets håndbok for ansatte.

10. Gi en skriftlig advarsel

Hvis du fremdeles ikke har sett noen forbedring etter din muntlige irettesettelse, er det på tide å ta ytterligere tiltak i form av en skriftlig advarsel. Som med den verbale advarselen, bør du gjennomføre et personlig møte med den aktuelle ansatte hvor du kan diskutere de spesifikke problemstillingene og skape mulige utfall.

Denne gangen vil du imidlertid også følge opp med et offisielt advarselsbrev. Dette brevet må da signeres av den ansatte og legges i HR-mappen deres.

11. Implementere en forbedringsplan

Neste trinn i disiplinærprosessen etter en skriftlig advarsel er å investere i en forbedringsplan. Dette gir dem en sjanse til å reflektere over hva som har skjedd og følge en klar struktur for at de skal bli bedre.

Planen trenger ikke å følge noen spesifikk struktur; det skal være basert på logiske trinn som vil fungere både for den ansatte og deg selv. For eksempel bør du sette mål og en tidslinje for disse målene. På slutten av hver frist bør du ha et møte med den ansatte for å diskutere forbedringene deres.

12. Gi en sluttvarsel

Hvis du ikke har sett en forbedring over en angitt periode (ideelt sett en måned), er det på tide å gi en endelig advarsel. I likhet med den første skriftlige advarselen, bør dette dokumentet skissere problemene og trinnene som er gjort for forbedring.

Imidlertid er det nødvendig å fremheve konsekvensene hvis det ikke blir ytterligere forbedringer på den ansattes vegne. Du må igjen skissere en ny forbedringsplan og angi en ny tidslinje, og spesifisere at hvis det ikke har skjedd noen fremgang, må du avslutte arbeidsavtalen deres.

13. Vurder oppsigelse

Etter en periode på to til tre måneder uten forbedring, vil du sannsynligvis ikke ha noe annet valg enn å skyte ansatt eller flytte dem til en bedre egnet stilling.

Hvis du skal ned på avslutningsveien, er det viktig å planlegge et møte og sikre at en leder, så vel som en HR-representant, er til stede. Du må også gi den ansatte muligheten til å ta med sitt eget vitne til møtet. På slutten av møtet skal du levere avslutningsbrevet og redegjøre for de neste trinnene.

Det er ingen faste regler når det gjelder å si opp en ansattes kontrakt. Noen selskaper velger å la medarbeideren forlate øyeblikkelig og varsle, mens andre ber dem om å gjøre oppmerksom på dem. Det er best å identifisere den ideelle situasjonen for den ansatte og selskapet, noe som gjør prosessen enklere for alle involverte.

Ansattes disiplin er en lang og stressende prosess, men det er en som må følges riktig for å unngå juridiske problemer som kan oppstå lenger nede og for også å gi den ansatte en god sjanse til å bli bedre i jobben sin.

Har du hatt noen vanskelige disiplinære situasjoner? I så fall kan du delta i samtalen nedenfor og fortelle oss hvordan du har overvunnet dem.

Legg Igjen Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here