Slik formaterer du et følgebrev

Innholdet - dine ferdigheter, kunnskaper, kvalifikasjoner, prestasjoner, erfaring - er ganske naturlig det som virkelig teller når du skriver følgebrevet. Men presentasjonen er noen ganger like viktig.

Tross alt vil et uoversiktlig, rotete og dårlig strukturert brev få deg ingen steder, og du kan være trygg på at ansettelsessjefen ikke engang gidder å lese det. De foretrekker mye å ansette den andre kandidaten hvis brev er bedre formatert, selv om du er bedre kvalifisert for rollen.

For å sikre at du ikke går glipp av en en gang i livet, karriereendrende mulighet, har vi satt sammen følgende tips for å hjelpe deg med å velge riktig skrifttype, bruke god hvit plass og mye, mye mer!

Slik formaterer du et følgebrev!

1. Legg til en overskrift

Først må du først sørge for at du inkluderer en overskrift med kontaktinformasjonen din (navn, hjemmeadresse, telefonnummer, e-postadresse, nettadresse til nettsteder og koblinger til sosiale medier) i brevet. Dette skal plasseres øverst på siden.

Hvis du sender brevet ditt i en e-postadresse, bør du i stedet inkludere kontaktinformasjonen din etter signaturen din på slutten av meldingen. Du trenger ikke nødvendigvis å inkludere e-postadressen din (HR-sjefen kan lett finne denne i '' Fra '-feltet), men det vil ikke skade noen hvis du gjør det.

2. Følg en tydelig struktur

Du bør organisere følgebrevet i følgende seksjoner:

  • Hilsen - f.eks: 'Dear Mr Hiring Manager'
  • Første ledd - presenter deg og nevn stillingen du søker på og hvor du fant stillingsannonsen
  • Midtparagraf (er) - beskriv hva du bringer til bordet og nevn nøkkelferdigheter, kvalifikasjoner og prestasjoner som viser din egnethet for rollen
  • Avsluttende ledd - avslutt brevet med å takke HR-sjefen for deres vurdering
  • Gratis nærhet - f.eks: "Hilsen"
  • Signatur - din håndskrevne signatur (hvis du sender et papirkopi) og skrevet navn

3. Benytt deg av kulepunkter

Å legge til 3-6 kulepoeng i bokstaven din er en fin måte å fremheve sentrale ferdigheter, kvalifikasjoner og prestasjoner i lett fordøyelige deler av informasjon - spesielt med tanke på hvordan ansettelsesledere ifølge en studie bruker bare seks sekunder på å gjennomgå en applikasjon før du flytter den inn i enten 'Ja' eller 'Nei' bunken.

Generelt sett bør du:

  • Bruk kortfattede setninger eller utsagn
  • Begynn hver kule med et handlingsverb
  • Bruk enkle kuler (sirkler, bindestreker osv.) Og unngå for eksempel funky former som hjerter
  • Ta med kulelisten din midt i brevet
  • Legg til et stopp på slutten av hvert element (valgfritt)

4. Hold det kort

Jo mer informasjon og derfor tekst du inkluderer, jo mer rot begynner brevet å se ut. Brevet ditt skal fremheve de mest relevante ferdighetene og kvalifikasjonene dine for jobben på ikke mer enn én side. Vanligvis bør det være kortere enn dette - omtrent en halv side. Når det er sagt, må du sørge for at det ikke er for kort.

5. Velg riktig skrift

Når det gjelder å velge en font til ditt følgebrev, er det beste alternativet å bruke en skrifttype som er enkel og fremfor alt veldig lettlest, som Arial, Book Antiqua, Calibri, Cambria, Garamond, Helvetica, Open Sans, Times New Roman eller Verdana. På slutten av dagen er det riktignok et spørsmål om personlig valg, men uansett hva du gjør, vennligst - Vennligst - unngå å bruke Comic Sans! Husk å begrense deg til bare en font i hele bokstaven og prøve å bruke den samme som brukes på CV-en din.

Når det gjelder skriftstørrelse, er den generelle tommelfingerregelen å holde seg til mellom 10 og 12 poeng.

6. Vær forsiktig med farger

Du kan bestemme deg for å bli litt kreativ og legge litt farge på følgebrevet, og det er virkelig ingenting galt med det - med mindre planen din selvfølgelig er å gjøre den til en gigantisk regnbue!

Generelt sett bør du bruke farger sparsomt og unngå lyse fargetoner og nyanser. Hvis du er i tvil, bare hold deg til et svart-hvitt fargevalg (svart tekst og hvitt papir).

7. Angi marginene

Det er best å bruke standard 1 ”marginer på alle sider av dokumentet. Dette vil gi brevet ditt et ryddig uttrykk og preg, og det vil også gi rikelig med hvit plass (mer om det senere). Hvis du har problemer med å montere alt på en side, kan du bruke mindre marginer (opptil 0, 5 ”), men sørg for at du er konsekvent. Å ikke innrykke avsnitt er en annen flott måte å spare plass.

8. Få avstanden riktig

Enten du sender en e-post eller et fysisk brev, må du sørge for at avstanden er riktig. Som en generell retningslinje, bør du legge til et enkelt mellomrom mellom avsnitt og hver del av brevet. For eksempel skal det være et mellomrom mellom adressen din og datoen, et mellomrom mellom hilsenen og første ledd, etc.

9. Oppretthold en enhetlig justering

Vi kjenner alle hitlåten som går:

Til venstre, til venstre
Alt du eier i en boks til venstre

I et alternativt univers synger imidlertid Beyoncé faktisk:

Til venstre, til venstre
Alt må justeres mot venstre

Husk: alle dokumenter er vanligvis justert til venstre, så å følge "normen" gjør brevet ditt mer leselig.

10. La det være mye hvitt rom

White space, eller negativt mellomrom, er en hvilken som helst del av et dokument som ikke blir brukt, og er en viktig funksjon når du vurderer utformingen av følgebrevet. Utover de estetiske fordelene det kan gi, øker det også lesbarheten, hjelper HR-ledere med å forstå hva de leser, og det sikrer at leserens oppmerksomhet blir trukket til riktig informasjon.

11. Bruk eksempler

Hvis du har problemer med å formatere, designe og generelt skrive brevet ditt, kan du sjekke listen over eksempler og maler på følgebrev for litt inspirasjon. Alternativt kan du velge å bruke en online CV og brevskrivingstjeneste, eller laste ned en gratis mal og bare fylle ut feltene selv.

12. Kompletter CV-en din

Husk: følgebrevet ditt er i utgangspunktet en spin-off av CV-en din, så det er viktig at du bruker en lignende design. Hvis du for eksempel angir skrifttypen til Times New Roman på 12 punkter på CV-en din eller du har lagt inn logoen din, må du forsikre deg om at du gjør det samme på følgebrevet. Dette viser konsistens, og det hjelper også til å styrke ditt personlige merke.

13. Format for sporingssystemer for søkere

Søkersporingssystemer, eller kortvarig ATS, er designet for å se på CV-er og følgebrev for spesifikke nøkkelord og rangere kandidater basert på deres ferdigheter og erfaring. Men å bruke en finurlig font som er vanskelig å lese, for eksempel, vil bare forvirre ATS og derfor ta deg ut av kjøringen før du til og med har begynt. Husk: ATS er designet for å lese enkel tekst, ikke fancy formatering.

14. Skilt for hånd

Hvis du sender en papirkopi av følgebrevet med sneglepost, må du forsikre deg om at du signerer det for hånd (i mellomrommet mellom 'Med vennlig hilsen' og det skrevne navnet) før du sender det. Det gir ganske enkelt et mer personlig (så vel som profesjonelt) preg.

15. Vær forsiktig med papirvalg

Mens de fleste vet å ikke bruke rosa, duftende papir, tror jeg at jeg bør påpeke at ukonvensjonelle papirvalg ikke vil imponere personen som leser ditt trykte følgebrev. Det er best å holde seg til vanlig, hvitt (eller elfenben eller krem) A4-papir mellom 100gsm og 120gsm. Husk å bruke samme type papir til CV-en din!

Når du sender et følgebrev (sammen med CV-en din), kan du bruke konvolutter av god kvalitet.

16. Rediger og korrekturleser

En av de største tabberne som jobbsøkere gjør er å glemme å korrekturlese følgebrevet før de sendte det til ansettelsessjefen. Det er også en god ide å be familie og venner om å gå over brevet ditt som kan være i stand til å fange eventuelle pinlige skrivefeil du savnet. Jeg er sikker på at dere alle har hørt om fyren som skryter av flytende engelsk og spinat!

17. Lagre som PDF

Filformatet du velger å lagre følgebrevet, er ganske naturlig bare en ettertanke - men det er veldig viktig. Dette gjelder spesielt hvis du har brukt en fancy font eller designelement i brevet ditt som kanskje ikke støttes av arbeidsgivers datamaskin. Det er derfor viktig å lagre det ferdige dokumentet som en PDF, fordi det holder alt på plass og sikrer at det ikke oppstår formateringsproblemer.

Når det er sagt, kan imidlertid jobbannonsen bare kreve Word-dokumenter - så sørg for at du leverer ved å lage en grunnleggende bokstav med en universell font og enkel design som sikkerhetskopi.

Har du noen tips om formatering av følgebrev du vil dele med oss? Bli med i samtalen nede under og gi oss beskjed!

Ikke glem å sjekke ut vår omfattende CV-skriverguide for noen gode tips om formatering og skriving av CV-en din.

Legg Igjen Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here