Gi tilstrekkelig varsel
I følge University of California kan du irettesette en kriminell ansatt ved å gi notatet som et varsel til den ansatte om at hans eller hennes ytelse ikke oppfyller noen forventet komponent. Du kan gi denne irettesettelsen hvis arbeidstakeren ikke klarer å vise en endring etter uformell veiledningscoaching for å hjelpe ham med å forbedre den nødvendige ytelsen. Innkallingen kan senere tjene som den dokumentasjonen som er nødvendig for at du kan skyte en ansatt hvis han eller hun ikke klarer å beholde ansettelsen etter at alle juridiske trinn er utmattet.
Spesifiser handlingsforløpet
Henvis til notatet som et disiplinærnotat for å unngå juridiske problemer med fagforeninger senere. Oppgi tydelig årsaken til at du skriver notatet. Husk å ta med de ansattes svar i notatet, men unngå å fokusere på svaret. Fokuser i stedet på å endre politikk eller prosedyre i notatet. Ved å oppgi hva du forventer av din ansatt, unngår du å ta disiplinære tiltak hvis arbeidstakeren overholder reglene. I mange situasjoner vil det være ulovlig å dele ut disiplin uten å følge andre prosedyrer eller kanaler.
Oppretthold personvernet
Behandle memoer som personlige, fortrolige forhold. Forsikre deg om at du bare gir den til den involverte ansatte. Hvis mulig, bør du også gi en kopi til hans tillitsvalgte og oppbevare en annen kopi i den ansattes personalfil for fremtidig referanse. Imidlertid bør du ta kontakt med de ansattes tillitsvalgte hvis du trenger å bevise på slike samtaler eller møter. De kan be om en lovbestemmelse som gjør at deres klient kan stifte et skriftlig svar på notatet før du arkiverer det.
Bruk betydelig formulering
Bruk i kraftig kommunikasjon som refererer til en irettesettelse eller en formell skriftlig varsel. Spesifiser om du anklager den ansatte for inkompetanse, underordnelse, mishandling eller pliktforsømmelse. Dette er alle alvorlige setninger som du kan bruke under offisiell disiplinærbehandling hvis oppsigelsen av en ansatt blir utfordret senere. Hvis notatet ditt inneholder mange eufemismer, kan det hende du må overbevise et disiplinærutvalg om at lovbruddet den ansatte begikk rettferdiggjorde oppsigelse. Du bør oppgi feilen uten å hakke ord. Du kan indikere at en viss handling vil bli iverksatt hvis den ansatte ikke overholder reglene eller avtalt handlingsforløp.
Å skrive et notat eliminerer risikoen for en sivil sak og fungerer som en påminnelse til begge parter om de avtalte spørsmålene. Sammenlignet med muntlige irettesettelser, kan memoer være nyttige der det kreves bevis. De er også mer formelle og standard kommunikasjonsmåte i kontormiljø.
