1. Kommunikasjon
En administrativ assistent trenger å kunne snakke og skrive veldig godt når de skildrer bildet av et selskap i sin kommunikasjon. Det er deres plikt å skrive og sende ut brev, referater og notater som trenger å være blottet for stavefeil og grammatiske feil. Kommunikasjon inkluderer også lytting og sammenheng med andre mennesker. I de fleste tilfeller er en administrativ assistent det første kontaktpunktet for klienter. De trenger å kunne snakke tydelig og konsist, men de må også være gode lyttere.
2. Organisering
En administrativ assistent jobber raskt. Organisering er en ferdighet som må være en del av den daglige rutinen. En assistents jobb er å lette belastningen og belastningene som følger med mylderet av ansvar for å være utøvende. Hun holder lederens kalender, arrangerer møter, konferanser og reiser. Fra møtene utarbeider hun referater, rapporter, brev og andre oppskrivninger. For å sikre at dette skjer, til rett tid og med alle ting på plass, er organisering nøkkelen. Fravær av organisering kan føre til vanskelige situasjoner som kan føre til tap.
3. Lagarbeid
En administrativ assistent er medlem av et team. Et lag jobber kun med gode lagspillere der prestasjoner blir sett på som felles innsats. Forhold til hennes ledere og kolleger må etableres og et partnerskap av pålitelighet dannes. Denne typen arbeidsforhold hjelper teamet med å oppnå sine mål med minimale utfordringer. Administrative assistenter, som er aktive lagspillere, forbedrer ferdighetene og kommer videre på jobben.
4. Tidsstyring
En administrativ assistent har så mye å gjøre med veldig lite tid. En del av denne jobben er å få ting til å skje, betimelig og fullstendig. Å gjøre prioriteringer ut av oppgavene som må utføres er hemmeligheten bak å unngå å bli overveldet. Det er distraksjoner gjennom dagen, det å holde fokus og vite når man skal gå fra en oppgave til den neste er viktig. Vær en punktlig arbeider for å spare tid og redusere uorden.
5. Diskresjon
En administrativ assistent kommer over mye informasjon på kontoret. Fra brev, forretningsavtaler som er diskutert i et møte til samtaler i hennes høyresnitt; en administrativ assistent trenger å holde dette konfidensielt. En god assistent unngår sladder på kontoret og har integritet.
En administrativ assistent må kunne ringe gode skjønn. Hun vil stort sett ikke være under tilsyn, og beslutninger som tas må være korrekte. Evnen til å gjenkjenne et problem og kanalisere det til rett person for en løsning er viktig. Behovet for å være logisk og rimelig for å kunne ta riktige beslutninger i saker er et pluss for smidig drift.
