Bortsett fra at ingenting av dette trenger å være tilfelle. Faktisk, med riktig forberedelse og veiledning, er minutttaking faktisk en relativt enkel prosess, og vi har laget en rask og hendig guide som beskriver de finere poengene for å bevise det.
Så neste gang sjefen din setter deg på skribentoppgaver, ta pusten dypt og ikke få panikk; Slik tar du møteprotokoller på en effektiv og effektiv måte.
1. Ikke gå i blinde
Som med alle ting, er minuttskriving mye enklere hvis du har forberedt deg grundig på forhånd. Å vite på forhånd hvem som skal delta på møtet, hva agendaen vil være og detaljnivået som kreves vil bidra til å gjøre jobben din mye enklere.
Så snart du har fått plikten, bør du tilbringe fem minutter med sjefen din for å innhente all denne informasjonen før du dokumenterer den. Den klart raskeste og mest effektive måten å gjøre dette på er ved å bruke en møteminuttmal, et hendig verktøy som sikrer at du ikke kaster bort tid på å konstruere et format fra bunnen av. På denne måten, når det gjelder å ta notater, vil alt allerede være pent organisert og klart til å fungere.
Hvis firmaet ditt er spesielt teknisk kyndig, kan du til og med laste opp maldokumentet til skyen, slik at deltakerne kan legge til sitt eget navn på listen og foreslå egne agenda-emner. Imidlertid liker organisasjonen din å spille ting, er en mal en fleksibel og enkel måte for alle å jobbe på.
2. Vet hva som må dokumenteres
I mange tilfeller - spesielt på bedriftsmøter på høyt nivå der stemmer eller forslag kan være på dagsordenen - representerer referatet du tar et offisielt, juridisk tillatelig dokument. For eksempel, hvis et styre tar en beslutning, er det - med sikte på åpenhet - viktig at de som ikke er til stede (men med en stor interesse i selskapet) vet hvorfor en slik beslutning ble tatt.
Motsatt, hvis det er et enkelt teammøte som generelt er uformell, kan det hende at du ikke trenger å være så streng med detaljer. Uansett vil et typisk utkast inneholde:
- dato og klokkeslett for møtet
- en full liste over deltakere (samt inviterte deltakere som ikke kunne klare det, vanligvis betegnet med begrepet 'angrer')
- eventuelle endringer eller rettelser i referatet fra forrige møte (hvis aktuelt)
- en liste over de forhåndsbestemte agenda-emnene (hvis gitt) og de handlinger som skal tas for disse temaene, inkludert hvem som vil være ansvarlig for dem
- eventuelle avstemmingsresultater (inkludert tallies) eller forslag vedtatt eller avvist (igjen, hvis aktuelt)
- eventuell ny virksomhet eller spørsmål som ble reist under møtet som ikke var på avtalt agenda
- eventuelle detaljer om neste møte (for eksempel dato og beliggenhet).
Som nevnt i forrige innlegg, kan flere av disse kulepunktene fullføres før møtestart, så prøv å gjøre så mye av leggarbeidet som du kan på forhånd.
3. Ta møteprotokoller
Det å faktisk ta minuttene selv er vanligvis det som skremmer folk flest; du må jobbe raskt, effektivt og med minimal forstyrrelse av selve møtet, som er en administrativ ferdighet som kan kreve litt tid å mestre.
Det er imidlertid viktig å huske at notatene du tar mens møtet pågår bare er et utkast; vil du få en sjanse til å rydde dem opp og få dem til å se profesjonelle ut senere. Derfor, hvis du må bruke en form for kryptisk ordbok for å få alt ned - eller hvis du føler deg mer komfortabel med å notater på en bærbar PC eller et nettbrett - så vær det (bare sørg for at du kan oversette det etterpå!)
Nedenfor er noen andre viktige punkter å huske.
- Ikke prøv å skrive ut samtalen ord for ord; ikke bare er dette praktisk umulig, men det er også unødvendig (mens referater er et juridisk dokument, er ikke møtene i seg selv rettsforhandlinger). I stedet kan du bare prøve å oppsummere beslutningene og handlingspunktene.
- Selv om du ikke vil avbryte hvert femte minutt, vet du at det er helt greit å be om avklaring på visse punkter (enda mer hvis det er et uformelt møte).
- Hvis du virkelig sliter, ta med deg en taleopptaker eller en mobiltelefon for å spille inn møtet (ikke så mye for å lage et bokstavelig utskrift, men for avklaringsformål senere). Men hvis du skal gjøre dette, må du gi beskjed til alle i rommet i starten om at saksgangen blir spilt inn.
4. Skriv det hele opp
Som nevnt over, er notatene du tar under møtet bare for deg; Deretter må du gi dem et poleringsmiddel slik at de er klare til distribusjon.
Det er lurt å gjøre dette rett etter møtet når alt fremdeles er friskt i tankene dine. Husk at selv om den generelle ideen er å skrive i en profesjonell, bedriftsstil, er det viktigste at ordlyden din er tydelig og ikke lar rom for tvil om hva som er bestemt og hva det resulterende handlingsforløpet er.
Ta en titt på disse nyttige tipsene.
- Der det er mulig, ikke bare anta at "styret besluttet at X skal iverksettes". Forsøk å også ta med et kort avsnitt som forklarer kortfattet hvorfor styret bestemte seg for å ta denne handlingen. Hvis en lang debatt gikk foran en viss handling eller bevegelse, kan du prøve å ta med de viktigste argumentene som ble gitt av begge sider.
- Forsikre deg om at du bare registrerer fakta - ikke din mening eller subjektive holdning på dem. Skriv klart og tydelig uten henvisning til dine egne personlige observasjoner.
- Ikke henvis til personer med navn, bortsett fra når du diskuterer resultatet av bevegelser eller sekunder.
- Forsikre deg om at du holder deg i den samme anspente tida (det er vanlig at minutter blir presentert i det siste tidssporet, men det er også akseptabelt at de skrives i samtiden). Ikke prøv å forvirre deg selv her; bare hold ting enkelt.
- Forsikre deg om at ytterligere eksterne dokumenter som det vises til, der det er mulig, legges ved som et tillegg (og blir referert til slik, for eksempel 'kontraktsavtalen (se vedlegg B)').
- Selv om det bør si seg selv, må du forsikre deg om at du korrekturleser og stavekontroller det ferdige produktet før du distribuerer det til alle i avdelingen.
5. Forsikre deg om at alle får en kopi
Som den utpekte minutttakeren slutter ikke oppgavene dine der; må du også sørge for at minuttene er lett og lett tilgjengelige for dem som krever dem, vanligvis gjennom bedriftens interne intranettsystem eller e-postkjede. Du vil ikke at noe skal endres senere, heller, så sørg for at du setter redigeringsbegrensninger på plass, eller enda bedre, laster det opp som en PDF.
Som allerede nevnt, krever noen ganger referater fra forrige møte endringer i begynnelsen av neste møte. Når disse er laget, må protokollen deretter arkiveres på riktig måte for fremtidig referanse (vanligvis digitalt, men noen selskaper vil kanskje også beholde organiserte papirkopier). Selv om det kanskje ikke er ditt ansvar å vedlikeholde og oppdatere disse filene (kontorsjefen vil sannsynligvis håndtere dette), må du sørge for at du er klar over hvordan du sender inn dine raskt og på riktig måte.
Og det er stort sett alt det er å gjøre. Som du kan se, er minutttaking langt mindre skremmende enn potensielle kunder enn mange; det krever ganske enkelt en viss flid og forhåndsplanlegging på dine vegne.
Du vil sannsynligvis utvikle ditt eget system for å få ting raskt ned, men i mellomtiden er det absolutt ikke noe du bør bekymre deg for; bare følg disse tipsene, så vil resten komme lett.
Har du noen andre tips for å ta minutter? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor!
